Polityka ochrony sygnalistów

BitStream Spółka Akcyjna
adres: ul. Mełgiewska 7/9, 20-209 Lublin
NIP: 946-250-85-88 | REGON: 060184269 | KRS: 0001010572

I. Cel dokumentu

Celem niniejszej Polityki Ochrony Sygnalistów (dalej: „Polityka”) jest ustanowienie szczegółowych zasad i procedur związanych z ochroną osób zgłaszających nieprawidłowości (dalej: „Sygnalistów”) w firmie BITSTREAM S.A. Polityka ta jest zgodna z wymogami prawnymi wynikającymi z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 oraz przepisami krajowymi dotyczącymi ochrony sygnalistów.

Firma BITSTREAM S.A. dąży do budowania transparentnej i etycznej kultury organizacyjnej poprzez zapewnienie bezpiecznych i poufnych mechanizmów zgłaszania naruszeń oraz ochronę Sygnalistów przed wszelkimi formami represji.

II. Zakres stosowania

Polityka obejmuje wszystkich pracowników, współpracowników, kontrahentów, dostawców oraz inne osoby powiązane z działalnością BITSTREAM S.A., które mają wiedzę lub uzasadnione podejrzenia o naruszeniu prawa, przepisów wewnętrznych firmy, zasad etycznych lub innych działań sprzecznych z interesem firmy, jej pracowników bądź interesem publicznym.

III. Definicje

1. Sygnalista
   Sygnalistą jest każda osoba, która zgłasza informacje o naruszeniach w firmie BITSTREAM S.A. Sygnalista może być:
   • Pracownikiem (stałym, tymczasowym, zatrudnionym na umowę o pracę lub umowy cywilnoprawne).
   • Współpracownikiem (zleceniobiorcą, freelancerem).
   • Dostawcą usług.
   • Kontrahentem.
   • Stażystą, wolontariuszem, praktykantem.
   • Osobą wykonującą funkcje w ramach organu spółki. Sygnalistą mogą być również byli pracownicy oraz osoby ubiegające się o pracę, które uzyskały informacje o naruszeniu w trakcie rekrutacji 
2. Naruszenie
   Naruszeniem jest wszelkie działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z: Naruszenia mogą obejmować między innymi:
   • Przepisami prawa (krajowymi, unijnymi, lokalnymi).
   • Politykami wewnętrznymi firmy, regulaminami i procedurami.
     Kodeksem etyki BITSTREAM S.A.
   • Normami społecznymi i moralnymi.
   • Korupcję i łapownictwo.
   • Nadużycia finansowe, fałszowanie dokumentów.
   • Naruszenia przepisów dotyczących ochrony środowiska.
   • Naruszenia zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
   • Nadużycia dotyczące ochrony danych osobowych (RODO).
   • Dyskryminację, mobbing, molestowanie.
   • Naruszenia dotyczące konkurencji (zmowy kartelowe, nieuczciwe praktyki handlowe).
   • Nieprawidłowe postępowania w relacjach z klientami, dostawcami czy kontrahentami.
3. Represje
   Represje to wszelkie negatywne działania podjęte wobec Sygnalisty z powodu zgłoszenia naruszenia. Mogą one obejmować, ale nie są ograniczone do:
   • Zwolnienia z pracy lub nieprzedłużenia umowy.
   • Degradację lub zmniejszenie zakresu obowiązków.
   • Obniżenie wynagrodzenia, pominięcie przy awansie.
   • Zmiany w warunkach pracy na mniej korzystne.
   • Izolowanie w miejscu pracy, mobbing, nękanie.

IV. Osoby i podmioty uprawnione do zgłaszania naruszeń

Zgłoszenia naruszeń mogą dokonać:

• Pracownicy firmy BITSTREAM S.A. Współpracownicy i kontrahenci mający powiązania umowne z firmą.
• Stażyści, wolontariusze, praktykanci współpracujący z firmą.
• Osoby, które zakończyły współpracę z firmą, ale posiadają informacje o naruszeniach wynikających z okresu zatrudnienia.
• Osoby ubiegające się o pracę, które uzyskały informacje o naruszeniu w trakcie procesu rekrutacyjnego.

V. Rodzaj spraw podlegających zgłoszeniu

1. Przestępstwa i naruszenia prawa
   Sygnalista może zgłaszać przypadki naruszenia prawa, takie jak:

   • Korupcja, łapownictwo, malwersacje finansowe.
   • Fałszowanie dokumentów, oszustwa finansowe, unikanie opodatkowania.
   • Mobbing, molestowanie.
   • Naruszenia prawa ochrony środowiska.

2. Naruszenia wewnętrznych procedur
   Dotyczą one postępowań niezgodnych z procedurami firmy, które mogą wpływać na jej bezpieczeństwo, reputację lub interesy, takie jak:

   • Nadużycia w procesach zakupowych, faworyzowanie dostawców.
   • Nieprawidłowości w przetargach, zamówieniach publicznych.
   • Nieuczciwe praktyki wobec klientów, kontrahentów.

3. Naruszenia etyczne
   Sygnalista może również zgłaszać działania sprzeczne z kodeksem etycznym firmy, w tym:

   • Dyskryminacja ze względu na płeć, wiek, orientację seksualną, wyznanie lub pochodzenie etniczne.
   • Mobbing, zastraszanie, molestowanie seksualne.

4. Zagrożenie zdrowia i bezpieczeństwa
   Zgłaszanie nieprawidłowości, które mogą wpływać na zdrowie i bezpieczeństwo pracowników lub społeczności, w tym:

   • Naruszenia przepisów BHP.
   • Stosowanie niebezpiecznych substancji chemicznych w procesach produkcyjnych.

VI. Zasady ochrony Sygnalistów

1. Prawo do zgłaszania naruszeń
   Każda osoba związana z BITSTREAM S.A. ma prawo zgłaszać naruszenia bez obawy przed jakimikolwiek represjami.

2. Ochrona przed represjami
   Firma BITSTREAM S.A. zobowiązuje się do ochrony Sygnalistów przed wszelkimi formami represji. Jakiekolwiek działania odwetowe wobec Sygnalistów są zabronione i będą prowadziły do konsekwencji dyscyplinarnych wobec osób dopuszczających się takich działań.

3. Poufność i anonimowość
   Firma BITSTREAM S.A. zapewnia poufność tożsamości Sygnalistów oraz wszelkich informacji związanych ze zgłoszeniem. Zgłoszenia mogą być składane anonimowo, jeżeli Sygnalista tego sobie życzy.

VII. Procedura zgłaszania naruszeń

1. Kanały zgłoszeń
   Zgłoszenia mogą być składane za pomocą następujących kanałów:

   1. E-mail do zgłaszania naruszeń osobazaufana@bitstream.pl. Formularz zgłoszeniowy jest do pobrania na stronie www.

   2. Pocztą tradycyjną, na aktualny adres siedziby firmy ul. Mełgiewska 7/9, 20-209 Lublin. Formularz zgłoszeniowy jest do pobrania na stronie www.bitstream.pl.

2. Treść zgłoszenia
   Zgłoszenie powinno zawierać:

   • Opis naruszenia, w tym miejsce i czas jego wystąpienia
   • Dane osób zaangażowanych, jeśli są znane
   • Dowody lub informacje wspierające zgłoszenie

3. Potwierdzenie zgłoszenia
   Sygnalista otrzyma potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni od jego otrzymania, o ile podał swoje dane kontaktowe.

4. Czas rozpatrywania zgłoszeń
   Zgłoszenia zostaną rozpatrzone w terminie do 3 miesięcy od daty przyjęcia. W wyjątkowych sytuacjach ten termin może zostać wydłużony, a Sygnalista zostanie o tym poinformowany.

VIII. Osoby odpowiedzialne za odbiór i rozpatrywanie zgłoszeń

1. Koordynator ds. Zgłoszeń Naruszeń
   Koordynator ma następujące obowiązki:
   1. Odbiór zgłoszeń
   2. Wstępna ocena zasadności zgłoszenia
   3. Przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego
   4. Przekazanie sprawy do odpowiednich działów w razie potrzeby
2. Zespół ds. Postępowań Wyjaśniających
3. W przypadku skomplikowanych zgłoszeń powoływany jest zespół, w skład którego wchodzą m.in. przedstawiciele działu prawnego, HR, działu zarządzania ryzykiem.

IX. Ochrona danych osobowych Sygnalistów

1. Przetwarzanie danych osobowych
   Dane osobowe Sygnalistów są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych (RODO). Informacje te będą wykorzystywane wyłącznie w celu rozpatrzenia zgłoszeń i podjęcia odpowiednich działań.

2. Przechowywanie danych
   Wszystkie dane zgłoszeń, w tym dane osobowe, będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 5 lat, zgodnie z przepisami prawa, chyba że konieczne jest dłuższe przechowywanie w związku z trwającymi postępowaniami.

X. Szkolenia i podnoszenie świadomości

Firma BITRSTREAM S.A. zobowiązuje się do przeprowadzania szkoleń oraz kampanii informacyjnych w zakresie ochrony Sygnalistów i dostępnych procedur zgłaszania naruszeń.

XI. Postanowienia końcowe

1. Polityka wchodzi w życie z dniem 26.09.2024 r.

2. Polityka będzie regularnie przeglądana i aktualizowana w zależności od zmian przepisów prawa lub wewnętrznych potrzeb firmy.

3. Każdy pracownik BITRSTREAM S.A. jest zobowiązany do przestrzegania postanowień Polityki.

BITSTREAM S.A.
z siedzibą w Lublinie, Mełgiewska 7 / 9, 20-209 Lublin
KRS: 0001010572
REGON: 060184269
NIP: 9462508588

26.09.2024 r.